Quy trình chuẩn check giá mua vật dung marketing giúp bạn tối ưu thời gian đạt được ấn tượng tốt với sếp

4 weeks ago admin Comments Off on Quy trình chuẩn check giá mua vật dung marketing giúp bạn tối ưu thời gian đạt được ấn tượng tốt với sếp

Là một nhân viên phòng marketing, một trong những nghiệp vụ cần phải tinh thông đó là khả năng check và thương lượng giá vật dụng marketing ( marketing material ). Bạn có biết là mỗi một chiến dịch quảng cáo, công ty thường sẽ sử dụng các dịch vụ như in ấn ( tờ rơi, poster, banner, brochure…..), in ấn label, check giá dịch vụ thiết kết, dịch vụ quảng cáo báo, quảng cáo google, quảng cáo facebook, quà tặng doanh nghiệp, hay quà tặng quảng cáo….. check rất rất nhiều loại vật dụng khác nhau mà dân trong ngành hay gọi chung là marketing material ( Posm là một nhóm trong marketing material này , đừng nhầm lẫn giữa hai khái niệm này nhé ).

Vì sao nhất thiết cần tối ưu chi phí mua vật dụng marketing?

Check giá, thương lượng giá là cả một nghệ thuật, không phải chỉ đơn giản là hỏi giá cái vật dụng cần làm, loại gì, số lượng, là xong đâu các bạn ạ, nếu check giá theo quy trình đó thì kể cả phòng kế toán, hay nhân sự đều có thể làm thay bạn, thì câu hỏi đặt ra rằng cấp trên của bạn liệu có còn cần bạn thực hiện việc này nữa không?, chẳng phải nó đơn giản đến nổi chẳng cần một đứa marketing bộ phận khác vẫn check giá ngon lành, mà giá rẻ nữa đằng khác???

Nếu chỉ đơn giản vậy thì bạn chẳng thể ghi điểm ấn tượng với tổ chức, với cấp trên và bộ phận ban giám đốc đâu. Những vị trưởng phòng, hay ban giám đốc dễ tính họ sẽ chấp nhận việc đó, nhưng đối với những người kỹ tính thì chắc chắn họ sẽ không đánh giá cao mức độ thực hiện công việc của bạn đâu. Thử hỏi bạn mang lại sản phẩm chất lượng như yêu cầu với chi phí thấp hơn, liệu cấp trên của bạn có thích không? Câu trả lời chắc chắn có, và khi đó bạn đặt 1 viên gạch tín nhiệm về nghiệp vụ này trong tâm trí của cấp trên.

Không cân nói ra chắc hẳn mọi người đều hiểu rằng tối ưu chi phí phòng marketing cũng là góp phần tăng tính hiệu quả của các hoạt động này. Và đa phần, chi phí chi cho việc mua các vật dụng marketing ( marketing material ) chiếm một khoản ngân sách không hề nhỏ. Do đó ngoài việc xem xét tính hiệu quả của từng kênh để mà điều chỉnh , các vị MM, CMO,…. rất để tâm đến việc cắt giảm chi phí không hợp lý trong phòng marketing nhằm gia tăng tính hiệu quả.

quy trình chuẩn check giá vật dụng marketing không bao giờ bị đắc

Quy trình check giá, thương lượng và báo giá cho cấp trên như thế nào mới được xem là ấn tượng

Bước 1: Thu thập thông tin

Bước này là bước cơ bản, nhìn có vẻ nhẹ tênh đơn giản, nhưng nếu bước này bạn không lấy đủ thông tin sẽ dẫn đến việc bạn hỏi giá lần 1, sau đó lại hỏi giá vì có thêm 1 thông tin ảnh hưởng đến giá, thời gian, thanh toán…. , và không phải bất kỳ loại nào, vật dụng nào bạn hỏi là supplier có thể báo giá ngay cho bạn được đâu, họ cần tính toán, check lại với nội bộ của họ, hoặc trình sếp họ duyệt giá rồi họ mới báo lại, như thế check qua lại thì cũng mất mấy ngày mới xong. Công việc của bạn thì không chỉ có mỗi việc check giá không đâu, bạn còn làm các việc khác song song cùng thời điểm, do đó việc thu thập đầy đủ thông tin ngay từ bước ban đầu sẽ giúp bạn tối ưu được thời gian đầu tư cho việc này, bạn sẽ có thời gian trống làm chuyện khác, nhờ đó năng suất, performance của bạn sẽ được cải thiện và nâng cao.

Bài viết này áp dụng cho việc check giá marketing material thôi nhé, còn check giá quảng cáo báo below the line, above the line thì mình sẽ giới thiệu trong bài viết khác

Vậy cụ thể các thông tin cần thu thập gồm những gì?

  • Loại vật phẩm nào cần check giá: in ấn tời rơi, brochure, quà tặng quảng cáo, poster, standee, xổ tay…… việc xác định loại nào giúp bạn định hình nên check với supplier nào, search từ khóa nào, ……
  • Quy cách: ứng với mỗi vật dụng, quy cách sản phẩm sẽ ảnh hưởng đến giá sản phẩm. Đơn cử check giá in ấn tờ rơi: bạn cần biết tờ rơi in kích thước bao nhiêu, có cấn, hay bế góc theo hình thù đặc biệt không, loại giấy dày mỏng, cán màng mờ hay cán màng bóng hay không cán màng….. hoặc check giá quà tặng tranh ghép đồng hồ thì cần biết khoảng kích thước, loại in pp hay laminate, ……Vì thế bạn rất cần biết quy cách là gì, nếu cấp trên chưa có định hình rõ quy cách thế nào thì bạn hỏi các yếu tố bên dưới và dựa vào đó mà check giá với đơn vị đầu tiên, dựa vào đó để phán đoán quy cách phù hợp và check giá các đơn vị khác
  • Ngân sách: ngân sách nó ảnh hưởng lớn đến quy cách, giả dụ như ngân sách là 180.000đ cho quà tặng doanh nghiệp tranh ghép đồng hồ chẳng hạn, nhưng bạn không biết bạn lại chọn loại quà tặng cũng dòng này nhưng nó có giá 295.000đ – 400.000đ, bạn check, bạn tìm kiếm supplier, bạn thương lượng,…. nhưng bạn không có ngân sách trần, hoặc không án chừng được ngân sách mà sếp có thể chấp nhận để mà check giá, thì kết quả rất có thể bạn làm từ bước 1 đến bước 5 bị bác đề xuất, hoặc phải làm lại cả quy trình lại từ đầu đến cuối với một khoảng ngân sách khác.
  • Số lượng: số lượng nhiều ít, nó cũng ảnh hưởng mạnh mẽ đến giá cả, và kể cả thời gian giao hàng nữa, nhiều trường hợp nó còn ảnh hưởng đến việc vận chuyển hàng nữa đấy.
  • Quy cách đóng gói: tưởng đơn giản, và thường mọi người hay bỏ qua bước này, nhưng có nhiều loại vật dụng quy cách đóng gói rất là ảnh hưởng, nhưng bạn lại bỏ xót không check với supplier. Tỉ dụ như: bạn order ly in logo, bạn quên hỏi quy cách đóng gói, kết quả là họ giao hộp 6 ly, trong khi bạn cần mỗi ly đóng gói trong một hộp, đến lúc bạn nhận hàng mới phát giác thì muộn rồi, hợp đồng rõ ràng đã ký và không đề cập, tiền đã chuyển khoản, wow giải quyết tiếp hơi phiền hà, và rất nhiều khả năng tốn chi phí đồng thời sếp bạn không hài lòng về việc của bạn đâu mặc dù bạn chọn được supplier cung ứng sp chất lượng giá cả hợp lý, nhưng vướng điều này thì bạn cũng sẽ bị quánh giá là thiếu chuyên nghiệp, hoặc sai xót, hoặc không kỹ lưỡng.
  • Thời gian giao hàng: bạn cần biết kể từ ngày bạn gửi mẫu thiết kế bao lâu họ làm mẫu gửi bạn duyệt? và kể từ ngày duyệt mẫu bao lâu họ sẽ giao hàng? Điều này trong nhiều trường hợp thời gian giao hàng là điều kiện tiên quyết trong việc lựa chọn supplier bất kể supplier này giá cao hơn supplier kia. Ví dụ: ngày 7 cần brochure để phát tại hội thảo, mà đến ngày 8 mới giao thì còn có ý nghĩa gì nữa?
  • Có xuất hóa đơn Giá trị gia tăng hay không ( hóa đơn VAT ): nhiều đơn vị supplier không có khả năng xuất hóa đơn giá trị gia tăng đâu ( hóa đơn VAT ) trong khi doanh nghiệp bạn lại cần hóa đơn. Và bạn lưu ý hóa đơn giá trị gia tăng khác hóa đơn trực tiếp đó, nhiều khi bạn nói hóa đơn đỏ, supplier lại tưởng hóa đơn trực tiếp. Còn về khái niệm hóa đơn thì bạn hỏi kế toán hoặc tra google sẽ ra đó bạn. Thường các báo giá họ hay báo giá chưa gồm VAT, vì vậy giá trị hợp đồng bạn cần cộng VAT vào bảng đề xuất nhé
  • Free ship đến kho của công ty bạn hay không? Thông thường sẽ freeship nhưng nhiều chỗ họ không free ship đâu do đó bạn cũng phải check nhé, đừng mặc nhiên là freeship đến lúc nhận hàng lại khổ ra đấy
  • Có hỗ trợ thiết kế hay không? Nếu công ty bạn không có thiết kế bạn tuyệt nhiền đừng bỏ qua bước này nhé, đôi khi có thiết kế rồi nhưng bạn cũng nên check xem có hỗ trợ free thiết kế không để phòng trường hợp vì lý do gì đó thiết kế của bạn không thực hiện được marquett thiết kế cho loại vật dụng này. Phòng bệnh hơn chữa bệnh mà
  • Hình thức check giá công ty bạn là: đấu thầu kín, hay là bạn từ check với các supplier. Nhiều công ty lớn như Pesi, Lavie, Cocacola…. họ check giá bằng biện pháp đấu thầu nhằm đảm bảo tính minh bách, không xảy ra tình trạng các supplier đi đêm với bộ phân order vật dụng.
  • Thanh toán: thanh toán tiền mặt, chuyển khoản, đặt cọc bao nhiêu %, chuyển khoản khác ngân hàng thì sao ai là người chịu phí….. tuốt tuồn tuột cần phải thu thập hết. Thu thập cái này bạn hỏi người trong team bạn ấy, lịch sử công ty mình order những vật dụng thường có cọc không, thanh toán tiền mặt hả, cọc bao nhiêu %….. hỏi hết nhé bạn ^_^

Bước 2: Tìm kiếm hỏi báo giá từ các supplier

Dựa vào các thông tin trên, bạn bắt đầu check giá ở giai đoạn này bạn cần thực hiện các bước sau:

Xem trong danh sách hiện có của công ty, có sẵn đơn vị supplier nào có cung cấp loại sản phẩm này chưa, nếu có liên hệ họ đầu tiên nhé. Thông thường các bạn marketing nào mới vào công ty hay sử dụng supplier của bản thân hay làm, vì bạn đã trải nghiệm chất lượng dịch vụ sản phẩm của họ ở quá khứ rồi bạn có mối quan hệ và sự tín nhiệm nhất định với họ nên bạn thường đổi ngay đến các supplier của bạn thay vì ký với các supplier của công ty hoặc bạn còn không thèm check giá với họ nữa cơ. Nhưng theo quan điểm của Shabe blog thì bạn nên check cả supplier mà bạn quen, và supplier từng cộng tác với công ty vì lý do sau:

  • Đảm bảo tính khách quan và trong sạch của bạn trong quá trình check giá. Hiện tượng nhân viên marketing hưởng commission khi chọn dịch vụ của supplier là có thật, sếp không thích điều này, kể cả khi bạn không đòi hỏi nhưng supplier vẫn cứ gửi cho bạn gọi là cảm ơn. Và sếp hoàn toàn biết hiện tượng này các bạn ạ, qua mặt họ không được đâu, chớ dại mà múa rìu qua mắt thợ. Bạn vừa vào công ty và khi cần order vật dụng nào đó ngay lập tức trong bảng đề xuất của bạn chỉ có tên supplier mới của bạn mà không có tên supplier cũ thì ngay lập tức sếp sẽ nghĩ điều gì??? Không cần nói chắc bạn cũng đoán ra nhỉ
  • Làm sao bạn dám chắc supplier của bạn mang đến giá cả và chất lượng sản phẩm / dịch vụ tốt hơn cả supplier mà công ty hiện có? Không chắc đâu bạn ạ
  • Supplier của công ty họ quen với công ty này rồi nên nhiều khi họ làm việc smoothly hơn supplier của bạn, vì bạn làm trong một tổ chức, chứ không phải tổ chức do bạn làm chủ, supplier là phục vụ cho tổ chức của bạn mà bạn là người đại diện giao tiếp với người ta. Do đó, có nhiều vấn đề phát sinh mà có thể ảnh hưởng đến tiến độ, quy trình thanh toán, giá trị đặt cọc…. bạn cần cân nhắc nhé

Vì các lý do trên, bạn nên đưa supplier hiện có của công ty vào danh sách check giá nhé.

Sau đó bạn lên mạng search, hoặc hỏi bạn bè trong giới để có thêm vài nhà supplier mà theo đánh giá sơ bộ là ổn để mà check giá nhé bạn nhé.

Bước 3: Xem xét các báo giá, tìm ra mấu chốt vấn đề để thương lượng

Như nói ở trên nếu hình thức check giá đấu thầu thì bạn sẽ tuân theo quy trình có sẵn trong cách check giá. Còn nếu bạn tự check thì cần xem xét kỹ, thương lượng kỹ

Sau khi có danh sách rồi thì bạn làm template table trong excel gồm ma trận như sau: cột danh sách supplier, hàng ngang gồm tất cả tiêu chí trên.

Khi bạn check giá bạn dựa vào bảng này mà bạn sẽ không bỏ xót chi tiết nào trong quá trình giao tiếp để check giá, và có giá bạn tích & điền thông tin vào bảng excel sẽ dễ có cái nhìn tổng quan hơn. Đồng thời yêu cầu họ gửi luôn cho bạn hợp đồng mẫu, để bạn check luôn.

Nhiều bạn nói chứ: ủa chắc chi đã ký đặt hàng với họ đâu mà kêu họ gửi luôn trời, bạn nói không sai, nhưng bạn cần saving time cho bạn, sau khi bạn có giá và lọc được top 3 -5 công ty bạn dự định thương lượng giá cả, lúc này bạn nghía đến hợp đồng mẫu, đồng thời gửi kế toán của công ty bạn xem để họ có comment gì không, và bạn có gì cần chỉnh trong hợp đồng không, để khi deal giá bạn nói luôn.

Việc bạn cẩn thận như vậy thứ nhất saving time, bạn khỏi hỏi đi hỏi lại lắc nhắc, và bạn thông quan kế toán luôn, nếu xếp duyệt rồi thì cứ hợp đồng đó mà in ký, không cần phải qua quy trình in ký đưa kế toán, kế toán comment buộc bạn sữa, cái bạn phải hủy, in cái mới trình ký….

Thứ hai nó giúp cho supplier cảm thấy rằng ồ họ đang xem xét nghiêm túc bảng giá của mình, từ đó họ sẽ có chính sách phù hợp khi thương lượng với bạn

Tiếp đến bạn nhìn vào bảng thấy có những giá chênh lệch nhau nhiều hay ít, bạn phải tìm hiểu vì sao nó chênh lệch nhiều đến vậy giữa các supplier, hoặc giá sàng sàng nhau nhưng một số dịch vụ không bao gồm như freeship, hỗ trợ thiết kế, free in logo lên hộp chẳng hạn….. bạn hãy xem bảng check excel đó và thương lượng với 3 đơn vị mà bạn đánh giá là phù hợp với những gì công ty bạn cần, thương lượng với họ tất cả các điều khoản trên, đòi hỏi thêm quyền lợi cho công ty như freeship nè, hoặc free logo in lên hộp chẳng hạn…

Về nghệ thuật làm sao để không sập bẫy giá rẻ chất lượng không như mong đợi, hay sập bẫy rằng bạn tưởng với chất lượng A mà giá XX là rẻ rồi, nhưng thật ra đó là chất lượng A- mà giá XX lại cao so với chất lượng A-. Về nghệ thuật thương lượng và tranh bẫy này, mình sẽ viết kỹ cụ thể hơn trong bài sau.

Bước 4: Chốt giá

Chốt giá, không có nghĩa là bạn nói ký kết hợp đồng với supplier mà là reconfirm với supplier:

Sau mỗi cuộc thương lượng, điều chỉnh giá,…. Bạn nên viết một email briefing lại nội dung cuộc thương lượng và gửi supplier để họ căn cứ vào đó báo lại giá mà không bỏ xót chi tiết nào để mà bạn phải hỏi lại, hoăc gửi họ để họ confirm chính xác và ghi nhớ nó, chứ đến lúc sếp bạn duyệt với giá A điều kiện B, cái bạn nói supplier họ lại ngớ người bảo ủa ý anh là Giá A+, điều kiện B em à, em nhầm rồi. Khi đó lại nhiêu khê nữa rồi

Phải có email đồng ý xác nhận, văn bản, ít ra là có tin nhắn….có gì một trong hai bên ai quên thì bạn còn lật lại cho họ xem, lời nói giá bay mà, cứ cẩn thận để tránh làm lại quy trình bạn à.

Bước 5: Trình ban giám đốc duyệt

Trình ban giám đốc duyệt, không có nghĩa bạn gửi cho sếp bảng excel trên chi chit note, list dài sọc supplier đâu bạn à, sếp không có vởn mà xem từ đầu đến cuối mệt lắm.

Bạn sau khi chốt giá, bạn làm file mới với tên file là quotation for approval…. Hay đại loại thế, trong đó cũng chứa các tiêu chí trên, và list thứ tự từ trên xuống supplier tiềm năng nhất phù hợp nhất đến supplier ít phù hợp nhất

Đồng thời trong email, bạn cũng tóm tắt ý chính, và nhận định cá nhân bạn nên chọn supplier nào, lý do bạn đề xuất supplier đó

Make sure với bạn rằng, sếp rất thích điều này. Cứ thử đi bạn sẽ thấy rõ rệt kết quả thế nào

Đấy là thực tế Shabe blog trải qua, còn bạn, bạn thường thực hiện như thế nào? Comment chia sẻ bên dưới để mọi người cùng học hỏi nhé.

Shabe blog – Sharing to be better